Ejecución de un contrato de consultoría para el análisis y mejora de procesos clave de gestión en la Diputación de Córdoba y desarrollo de acciones formativas.

El Plan de Actuaciones para la implantación de la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos del Gobierno de España señala entre sus directrices (directriz 2.1.c) que “La adaptación de los procedimientos a la LAECSP a través exclusivamente de una estrategia de incorporación de soluciones tecnológicas resultaría claramente disfuncional. Informatizar un procedimiento ineficiente sólo consigue como resultado una ineficiencia informatizada que difícilmente tendrá aplicación práctica y resultados reales”. La propia Ley citada, así como otras propuestas de ámbitos institucionales internacionales (Véase: The e-goverment imperative. Paris: OCDE, 2003), consideran que en la puesta en práctica de iniciativas de e-administración es fundamental renovar y adaptar los procesos internos de trabajo (la “back-office”) como paso imprescindible para la prestación de servicios electrónicos a través de los canales públicos previstos (la “front office”).

Objetivo: Modernizar progresivamente la gestión administrativa en la Diputación de Córdoba de todos sus procesos, a través del impulso, fomento e implantación de las herramientas propias de la administración electrónica, comenzando por el análisis y mejora de aquellos considerados clave por la organización.
 La identificación de estos procesos se ha hecho a partir del estudio realizado por el Departamento que ha encontrado que son cuatro los procesos de gestión de la organización que concentran hasta el 80% de los documentos ingresados a través del Registro General en el año 2007,iniciando o aportando documentos al procedimiento, lo que da una idea de la trascendencia que tienen estos procesos tanto para la organización como para sus usuarios, sean éstos personas físicas o jurídicas, públicas o privadas.
También en 2007, el espacio que ocupa el Boletín Oficial de la Provincia (BOP) concentró el 70% de las visitas que recibe el sitio web corporativo de la Diputación, siendo junto con el apartado de información sobre convocatorias de empleo público, el destino principal de la visitas al sitio web. Además, de las consultas atendidas por la Oficina provincial de información y atención al ciudadano en 2007, más del 70% se refieren a las convocatorias de empleo público y/o de subvenciones. Por otro lado, el proceso de ejecución presupuestaria es uno de los procesos transversales a toda la Corporación donde el volumen de papel que se gestiona (facturas, informes y documentos contables) es más numeroso y que involucra a la mayoría de las unidades administrativas, con lo que la incidencia obtenida en el análisis y mejora presentará una acción holística para la organización que aportará información muy relevante para orientar el resto del proyecto hacia la mejora continua.
La premisa desde la que se enfoca la reforma de los procesos no sólo es la mejora en la ejecución, sino también la prestación de servicios electrónicos en el entorno web que corresponda (sede electrónica, extranet de entidades locales, intranet o internet), orientando la gestión de los procesos, así como las aplicaciones informáticas que actualmente los soportan, hacia este entorno. Esto nos permitirá tanto optimizar los procesos en términos de eficacia y eficiencia como el posibilitar la prestación de los servicios que soportan en el entorno electrónico adecuado y con un nivel de calidad que se corresponda con las expectativas de sus usuarios.

El proyecto contempla, por un lado, la ejecución de un contrato de consultoría para el análisis y mejora de estos cuatro procesos clave:

• Gestión integral de la edición del Boletín oficial de la Provincia
• Gestión de la ejecución presupuestaria y pago a proveedores
• Gestión de procesos selectivos
• Gestión de convocatorias de subvenciones públicas

Consideramos que la realización de un análisis y mejora de procesos exclusivamente ejecutado de forma “externa” a través de la consultoría, puede adolecer de la necesaria implicación de las unidades en la mejora de su entorno y forma de trabajo, por lo que la ejecución del proyecto estará coordinado por el Departamento de Modernización, que liderará el trabajo con las unidades administrativas involucradas.
El contrato de consultoría contemplará además acciones específicas de formación dirigidas a personas de nivel directivo (políticos y técnicos) y ejecutivo (personal funcionario) de las Unidades implicadas en estos procesos, incluyendo mejora regulatoria, incorporación de indicadores de gestión para la medida y evaluación de los procesos, gestión del cambio y enfoque hacia los clientes y el entorno electrónico.
Por otro lado, se incluye la ejecución de dos acciones formtivas sobre gestión enfocada a procesos dirigidas a todo el personal directivo de la Institución que, de forma progresiva, se verá incluido en su propio proyecto de mejora.
En la Junta de Gobierno celebrada el 29 de marzo de 2009, se aprueba la ejecución del citado proyecto por un importe de 85.000,00 €, de los que 59.500,00 € corresponden a financiación obtenida por la Secretaría General de Telecomunicaciones y Sociedad de la Información de la Consejería de Innovación Ciencia y Empresa de la Junta de Andalucía, mediante RESOLUCIÓN de 17 de diciembre de 2008 (BOJA N` 14 de 22 de enero de 2009.

 El proyecto incluye:

• El análisis y mejora de los procesos de gestión, incluyendo acciones dirigidas a reducir los tiempos de ejecución, la mejora regulatoria y la incorporación de indicadores de medida del rendimiento y la efectividad.
• El análisis y mejora de aplicaciones informáticas de gestión, incorporando técnicas de gestión de la documentación electrónica integral.
• La dotación de la infraestructura hardware requerida para la prestación de servicios electrónicos.
• El diseño de aplicaciones de gestión para procesos sin una herramienta definida, con uso tanto en ayuntamientos como la Diputación.
• La integración de aplicaciones de gestión bajo un gestor de expedientes propio (SIGA-COR) e integrable en otros entornos de gestión administrativos, imprescindible para garantizar la interoperabilidad entre administraciones exigida por la legislación.
• El diseño de entornos de de publicación electrónica multicanal, accesibles y autogestionables capaces de integrar datos procedentes del sistema de gestión y permitiendo la interacción de alto nivel (inicio de trámites, consulta del estado de tramitación, firma, pago y notificación electrónicos) con los ciudadanos.
• Acciones de difusión de los servicios electrónicos.
• Acciones de formación específica dirigidas a empleados públicos.
  
  
  Este proyecto se está desarrollando de forma efectiva desde septiembre de 2009.